프로젝트 일정이 뒤처지고 있으며, 프로젝트 관리자는 프로젝트 팀이 프로젝트 작업을 수행하는 대신 문서 작성에 대부분의 시간을 소비하는 것 같다고 생각합니다. 프로젝트 관리자는 팀이 프로젝트 작업에 집중할 수 있도록 어떻게 해야 할까요?
정답: C
프로젝트 문서화는 프로젝트에 관련된 프로세스, 계획 및 활동을 설명하는 서면 정보를 만들고, 구성하고, 유지하는 프로세스입니다. 프로젝트 문서화에는 프로젝트 헌장, 프로젝트 관리 계획, 작업 분할 구조, 위험 등록부, 이슈 로그 및 상태 보고서와 같은 문서가 포함됩니다. 프로젝트 문서화는 프로젝트 계획, 커뮤니케이션, 모니터링, 제어 및 평가와 같은 여러 가지 목적을 위해 사용됩니다. Professional in Business Analysis Reference Materials1에 따르면 프로젝트 문서화는 다음과 같아야 합니다.
* 정확성: 프로젝트 문서는 프로젝트의 진실하고 최신 상태를 반영해야 하며, 오류, 불일치 또는 모호성이 없어야 합니다.
* 완전성: 프로젝트 문서는 프로젝트의 모든 관련적이고 필요한 측면을 포괄해야 하며, 빈틈, 누락 또는 중복이 없어야 합니다.
* 일관성: 프로젝트 문서는 동일한 형식, 스타일, 용어 및 표준을 따라야 하며, 충돌, 모순 또는 변형을 피해야 합니다.
* 최신 정보: 프로젝트 문서는 정기적으로 시기적절하게 업데이트해야 하며, 오래되거나, 쓸모없거나, 관련성 없는 정보는 피해야 합니다.
이런 시나리오에서 프로젝트 일정은 뒤처지고 있으며, 프로젝트 관리자는 프로젝트 팀이 프로젝트 작업을 수행하는 대신, 대부분의 시간을 문서 작성에 사용하는 것을 보게 됩니다.
이는 프로젝트 문서화 프로세스가 효율적이지 않거나, 효과적이지 않거나, 프로젝트 목표 및 우선순위와 일치하지 않음을 나타냅니다. 프로젝트 팀은 불필요하거나, 과도하거나, 관련성이 없는 문서를 만들거나, 프로젝트의 변경 및 업데이트를 따라잡기 위해 고군분투하고 있을 수 있습니다. 이는 프로젝트 성과, 품질 및 이해 관계자 만족도에 영향을 미칠 수 있습니다.
따라서 프로젝트 관리자에게 가장 좋은 옵션은 적절한 프로젝트 아티팩트를 검토하고 조정하는 것입니다. 즉, 프로젝트 관리자는 다음을 수행해야 합니다.
* 기존 프로젝트 문서를 검토하여 정확성, 완전성, 일관성 및 최신성을 평가합니다.
* 프로젝트에 필요하지 않거나, 유용하지 않거나, 가치가 없는 프로젝트 문서를 식별하여 제거하세요.
* 프로젝트 문서화 프로세스를 단순화하고 간소화하며, 프로젝트 문서의 복잡성과 양을 줄입니다.
* 프로젝트 문서화 프로세스와 프로젝트 문서를 프로젝트와 이해관계자의 변화하는 요구 사항과 기대에 맞춰 조정합니다.
* 프로젝트 문서화 프로세스와 프로젝트 문서에 관해 프로젝트 팀 및 이해관계자와 소통하고 협업합니다.
적절한 프로젝트 아티팩트를 검토하고 수정함으로써 프로젝트 관리자는 프로젝트 문서화 프로세스와 프로젝트 문서가 목적에 적합한지 확인하고, 프로젝트 작업을 방해하거나 산만하게 하지 않고 오히려 지원하고 용이하게 하는지 확인할 수 있습니다.
다른 옵션은 다음과 같은 이유로 최선의 선택이 아닙니다.
* 문서화 활동을 처리할 팀원 지정: 이 옵션은 프로젝트 관리자가 전체 프로젝트 팀과 이해 관계자를 참여시키고 참여시키는 대신 프로젝트 문서화 프로세스와 프로젝트 문서의 책임과 책임을 단일 팀원에게 위임한다는 것을 의미합니다. 이는 프로젝트 문서화 프로세스에 병목 현상, 종속성 또는 위험을 초래할 수 있으며 프로젝트 문서의 품질과 신뢰성을 저하시킬 수 있습니다.
* 프로젝트 팀이 프로젝트 문서화 활동을 완료하도록 지도: 이 옵션은 프로젝트 관리자가 문제의 근본 원인인 비효율성, 비효과성 또는 프로젝트 문서와 프로젝트 문서의 불일치를 해결하는 대신 프로젝트 문서화 활동을 수행하는 방법에 대한 지침과 지원을 프로젝트 팀에 제공한다는 것을 의미합니다. 이는 프로젝트 팀에 거짓된 안정감, 안주 또는 저항을 조성하여 프로젝트 문서화 프로세스와 프로젝트 문서를 개선하고 적응하지 못하게 할 수 있습니다.
* 프로젝트가 끝날 때까지 모든 문서화 활동을 저장합니다. 이 옵션은 프로젝트 관리자가 프로젝트에 대한 중요성과 가치를 인식하고 충족시키기보다는 프로젝트 문서화 활동을 연기하거나 무시하고 있음을 의미합니다. 이는 프로젝트 문서화 프로세스에서 백로그, 혼란 또는 재앙을 초래할 수 있으며 프로젝트 성과, 품질 및 이해 관계자 만족도를 손상시킬 수 있습니다.
참고문헌:
* 프로젝트 문서: 필수 문서 15개.