주의: 우리의 목적을 위해 보존 기간은 8년입니다.
Exchange Online에서 전자 메일 메시지를 보관하려면:
1단계: 보존 태그 만들기
1. Exchange 관리 센터로 이동합니다.
2. 규정 준수 관리 > 보존 태그로 이동한 다음 추가 +
3. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
* 전체 사서함에 자동으로 적용(기본값): 기본 정책 태그(DPT)를 생성하려면 이 옵션을 선택합니다.
DPT를 사용하여 사서함의 모든 항목에 적용되는 기본 삭제 정책 및 기본 보관 정책을 만들 수 있습니다.
* 특정 폴더에 자동으로 적용: 받은 편지함 또는 지운 편지함과 같은 기본 폴더에 대한 보존 정책 태그(RPT)를 생성하려면 이 옵션을 선택합니다.
* 사용자가 항목 및 폴더에 적용(개인): 개인 태그를 생성하려면 이 옵션을 선택합니다. 이러한 태그를 사용하면 Outlook 및 웹용 Outlook(이전에는 Outlook Web App이라고 함) 사용자가 상위 폴더 또는 전체 사서함에 적용된 설정과 다른 메시지 또는 폴더에 보관 또는 삭제 설정을 적용할 수 있습니다.
4. 새 보존 태그 페이지 제목과 옵션은 선택한 태그 유형에 따라 달라집니다. 다음 필드를 완료하십시오.
* 이름: 보존 태그의 이름을 입력합니다. 태그 이름은 표시용이며 태그가 적용된 폴더나 항목에 영향을 주지 않습니다. 사용자에게 제공하는 개인 태그는 Outlook 및 웹용 Outlook에서 사용할 수 있습니다.
* 이 태그를 다음 기본 폴더에 적용: 이 옵션은 특정 폴더에 자동으로 적용을 선택한 경우에만 사용할 수 있습니다.
* 보존 조치: 항목이 보존 기간에 도달한 후 다음 조치 중 하나를 선택합니다.
* 기간:
* 삭제 및 복구 허용: 항목을 삭제하지만 사용자가 Outlook 또는 웹용 Outlook에서 지운 편지함 복구 옵션을 사용하여 항목을 복구할 수 있도록 하려면 이 작업을 선택합니다. 사서함 데이터베이스 또는 사서함 사용자에 대해 구성된 삭제된 항목 보존 기간에 도달할 때까지 항목이 보존됩니다.
* 영구 삭제: 사서함 데이터베이스에서 항목을 영구적으로 삭제하려면 이 옵션을 선택합니다.
* 아카이브로 이동: 이 작업은 DPT 또는 개인 태그를 생성하는 경우에만 사용할 수 있습니다. 항목을 사용자의 원본 위치 보관으로 이동하려면 이 작업을 선택합니다.
* 보유기간 : 다음 중 하나를 선택합니다.
* Never: 항목이 삭제되거나 아카이브로 이동되지 않도록 지정하려면 이 옵션을 선택합니다.
* 항목이 다음 기간(일)에 도달하는 경우: 이 옵션을 선택하고 항목을 이동하거나 삭제하기 전에 보관할 일 수를 지정합니다. 일정 및 작업을 제외한 지원되는 모든 항목의 보존 기간은 항목을 받거나 만든 날짜부터 계산됩니다. 일정 및 작업 항목의 보존 기간은 종료 날짜부터 계산됩니다.
* 설명: 이 선택적 필드를 사용하여 관리 메모나 설명을 입력합니다. 필드는 사용자에게 표시되지 않습니다.
2단계: 보존 정책 생성
1. 규정 준수 관리 > 보존 정책으로 이동한 다음 추가 +
2. 새 보존 정책에서 다음 필드를 완료합니다.
* 이름: 보존 정책의 이름을 입력합니다.
* 보존 태그: 추가 +를 클릭하여 이 보존 정책에 추가할 태그를 선택합니다.
보존 정책에는 다음 태그가 포함될 수 있습니다.
* 아카이브로 이동 작업이 포함된 하나의 DPT.
* One DPT with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions.
* One DPT for voice mail messages with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions.
* One RPT per default folder such as Inbox to delete items.
* Any number of personal tags.
Step 3: Apply a retention policy to mailbox users
After you create a retention policy, you must apply it to mailbox users. You can apply different retention policies to different set of users.
* Navigate to Recipients > Mailboxes.
* In the list view, use the Shift or Ctrl keys to select multiple mailboxes.
* In the details pane, click More options.
* Under Retention Policy, click Update.
* In Bulk Assign Retention Policy, select the retention policy you want to apply to the mailboxes, and then click Save.
For retaining documents in SharePoint Online
Access Security & Compliance Admin Center
1. Navigate to the Office 365 Admin Centers

2. From the list of available Admin Centers, click on Security & Compliance

How to create and publish a Retention Policy on a SharePoint site
Now that we are in the Security & Compliance Admin Center, we are ready to create and publish a Retention Policy on a SharePoint site.Under Data Governance, click Retention

1. Hit Create button to create new Retention Policy

2. Give your policy a name and description. Hit Next

3. On the next screen is where you set up the logic. You can configure how many days, months, or years to retain the content for, specify whether you want the math (retention period) to be calculated from the Created Date or Last Modified Date. Lastly, you can also specify whether you want to keep or delete content after the Retention period expires. Hit Next

4. On the next screen, you get to choose where to apply the policy. You can apply it to email (Exchange), SharePoint sites, OneDrive accounts as well as Office 365 Groups.

5. In my case, I applied a policy to a single Office 365 Group Site

6. On a final screen, you need to review and confirm the settings and click Create this policy button. It is imperative to note the message you get to see at the bottom. It warns you that content might be deleted as soon as the policy takes effect according to the logic you set up in previous steps.

References:
https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/messaging-records-management/create-a-re
https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/messaging-records-management/apply-reten
https://sharepointmaven.com/how-to-set-a-retention-policy-on-a-sharepoint-site/

설명

참조:
https://docs.microsoft.com/en-us/office365/securitycompliance/alert-policies